Por mucho que WhatsApp, Telegram y otras aplicaciones de mensajería hayan ido reemplazando poco a poco a otras maneras de comunicación (incluso al cara a cara), el correo electrónico, dentro de un ambiente laboral, profesional, de negocios, se mantiene en un orden superior de seriedad y formalidad; suele ser la vía de la oficialidad dentro de las empresas.
Por eso mismo, saber cómo escribir un correo electrónico es fundamental, o cualquier intento que tengamos de acercarnos a nuestro jefe, colega, socio o cliente se verá truncado por una aparente «falta de seriedad» de nuestra parte.
No te asustes, que no es ni amenaza ni advertencia, sino la forma que tengo de decirte por qué es importante que tomes en cuenta los consejos que te voy a dar.
Venga, vamos a ello.
En orden: la estructura
Así como no contamos un chiste empezando por la carcajada, porque cuando lo hacemos nos ganamos los abucheos y las miradas juzgadoras de los presentes, no podemos iniciar un correo electrónico por la firma ni colocar el saludo en algún punto por la mitad.
¿Cómo lo ordenamos? Así:
- Asunto (Subject): corto, conciso, directo. En las plataformas de correo electrónico es fácil de colocar porque incluyen un cajón específico para ello.
- Saludo (Greeting): hay que considerar el tratamiento que tenemos con nuestro destinatario. Si ostenta y utiliza, por ejemplo, el título de «doctor», antes de su nombre colocamos la abreviatura «Dr.».
En los casos generales, a los hombres nos dirigimos con la abreviatura «Mr.», que corresponde a mister (señor).
Para las mujeres, en cambio, existen dos fórmulas:
- Ms.: miss, «señorita». En su origen, era la utilizada para hablar con una mujer soltera.
- Mrs.: mistress(pronunciado missus), «señora». En contraposición a la anterior, corresponde a una mujer casada.
- Actualmente hay aceptación en usarlos indistintamente, por no hacer (desde la perspectiva cultural) una separación entre quien se ha casado y quien no.
Como gesto de cordialidad, el saludo suele arrancar con la palabra dear, que puede ser «querido» o «estimado».
Distinto del español, el signo de puntuación con el que se cierra el saludo no son los dos puntos sino una coma.
- Apertura cordial: son frases que, antes de entrar al tema, funcionan como un saludo amistoso hacia nuestro receptor, por ejemplo, I hope you are well («Espero que se encuentre bien»).
- Frase de introducción: nuestra declaración de intenciones. No intentamos que el receptor se enganche a un relato, sino que sepa, desde el primer momento, de qué le vamos a hablar, por qué es importante el resto del documento.
- Cuerpo del mensaje.
- Aclaraciones: frases de cortesía que dan pie a mantener abierta la conversación (don’t hesitate in reaching me back – «no dude en escribirme de vuelta») o que sirven para suavizar el cierre (Thank you for your consideration – «Gracias por su consideración»).
- Despedida: frases cortas de cierre.
- Best / fond / kind regards: Saludos cordiales / Los mejores deseos.
- Sincerely: Atentamente / Sinceramente / Cordialmente.
- Firma.
Frases y expresiones útiles
Además de una estructura, los correos electrónicos suelen tener una serie de fórmulas que denotan un lenguaje propio.
- Para la apertura cordial, podemos utilizar:
- I hope this email finds you well: Espero escribirle en buen momento.
- I hope you are well / I hope all is well: Espero que esté bien.
- Hope you’re enjoying your holiday: Espero que esté disfrutando de las vacaciones.
- I’m glad we had a chance to chat at…: Me alegra haber podido conversar en…
- En el cuerpo del texto, según el tema y lo que deseemos expresar, también existen frases estandarizadas:
- Thank you for reaching out: Gracias por contactarme.
- Please find [file] attached: Encontrará adjunto [un documento].
- I’d be very grateful if you could…: Le agradecería que…
- Thank you for the heads up: Gracias por informarme.
- Y como saber cerrar también es importante, aquí algunas sugerencias:
- Looking forward to hearing from you soon: Espero saber pronto de usted.
- Thank you in advance: De antemano, gracias.
- Any feedback you can give me on this would be greatly/highly/much appreciated: Cualquier retroalimentación es totalmente bienvenida.
No te lo digo, te lo muestro: un ejemplo
Ya que el señor John Malkovich nos ha escrito para informarnos del cambio en la reunión, estaría bien responderle, aun cuando nos damos cuenta de que quizás nos hemos demorado un día de más en hacerlo.
Eh, con propiedad.
