Preparación previa a una reunión con intérpretes: consejos para que todo salga perfecto

Oct 9, 2024 | 0 Comentarios

Algunas empresas intentan reducir los costes de intérpretes y traductores en reuniones internacionales pensando que, al ser una situación corta y confidencial, no es necesario y que es preferible mantener la información dentro de la empresa. Sin embargo, incluso en una reunión de 45 minutos, la preparación es clave para abordar el encargo de manera efectiva. Un intérprete profesional no solo traduce, sino que también adapta y elige las mejores fórmulas para transmitir el mensaje, algo que un experto en otro ámbito con un buen nivel de inglés no siempre puede hacer. La semana pasada, tuve que interpretar en una reunión delicada donde la tensión era palpable desde el inicio. El tema era complejo, con muchos matices emocionales y referencias sutiles. En esos momentos, una interpretación incorrecta de alguna ironía habría sido catastrófica. Se requería empatía y sensibilidad cultural para garantizar que ambas partes se sintieran comprendidas. Y además, la preparación y el contexto previo fueron fundamentales para lograrlo.

Dos intérpretes trabajando en cabina durante una reunión internacional, asegurando una comunicación fluida y efectiva entre los participantes.

En esta entrada, voy a compartir algunos consejos para garantizar que la preparación previa a una reunión con intérpretes sea efectiva y fluida. Desde la importancia de proporcionar información relevante y confidencial, hasta la necesidad de realizar pruebas técnicas y considerar el contexto cultural. Pues cada detalle cuenta para optimizar la labor del intérprete y asegurar que la comunicación sea clara y precisa.

1. La importancia de la preparación previa

Si es la primera vez que pides un presupuesto de interpretación, seguramente te sorprenda de primeras la poca diferencia que hay entre una media jornada y una jornada completa. Y, seguramente también, la intérprete a la que preguntes, te explicará que el tiempo de preparación es el mismo y que por eso cobramos por servicio.

Como ya he mencionado muchas veces en este blog, uno de los aspectos más importantes de la interpretación es la preparación. No somos máquinas que traducen palabra por palabra; para ese tipo de servicio existen ya algunos recursos y… spoiler: no funcionan muy bien. Para que los intérpretes puedan ofrecer un servicio de calidad, es esencial proporcionarles información relevante con anticipación. Esto incluye la agenda de la reunión, los informes y cualquier documento del que se hablará.

Otro aspecto con el que suelen ser reticentes los usuarios de traducción, es el tema de la confidencialidad. Precisamente porque en estas reuniones se tratan temas confidenciales y documentos personales, es muy importante contar con intérpretes profesionales que respondan ante sus actos y conozcan sus obligaciones.

2. Prueba técnica antes de la reunión

Ya sé que estamos en 2024 y que, desde la pandemia del COVID-19, todos hemos tenido tiempo para aprender a utilizar plataformas como Zoom, Teams y Meets. Sin embargo, estoy segura de que no te sorprende que siguen ocurriendo muchos problemas técnicos debido al mal uso de estas herramientas.

Antes de la reunión, es aconsejable realizar una prueba técnica para comprobar que todo el equipo de interpretación esté funcionando correctamente y que los asistentes entienden bien cómo utilizar la función de interpretación. Asegúrate también de que los intérpretes estén asignados en el canal correcto y que el audio se escuche claro.

Si estás utilizando plataformas de videoconferencia, verifica la conexión y asegúrate de que todos los asistentes puedan acceder sin problemas. Recuerda que queremos evitar cualquier contratiempo y falta de profesionalidad en el momento de negociar.

3. Contexto cultural y objetivo de la reunión

Es vital que los intérpretes comprendan el contexto cultural y el objetivo de la reunión. Proporcionar información sobre los participantes, sus antecedentes y las expectativas de la reunión ayudará a los intérpretes a ajustar su interpretación de manera adecuada. Cada cultura tiene sus propias formas de comunicarse y sus matices, y esto puede influir en cómo se interpretan las palabras.

Recuerda que una reunión es más que solo palabras; es un intercambio de ideas y emociones. Los intérpretes, al conocer el contexto cultural, podrán transmitir no solo el contenido de los discursos, sino también el tono y la intención detrás de ellos.

4. Coordinación logística y tecnológica

Asegúrate de que todo esté preparado para optimizar la labor del intérprete y esto incluye garantizar una buena conexión. Utiliza un sistema de micrófonos adecuado y selecciona un espacio tranquilo, sin ruido, para llevar a cabo la reunión.

En esta otra entrada, te recomendé algunas fuentes oficiales donde consultar modelos específicos de auriculares y micrófonos, échale un vistazo.

5. Contrata dos intérpretes

Si bien algunos pueden pensar que un solo intérprete es suficiente, lo cierto es que lo ideal es contar con dos intérpretes en todos los casos. La interpretación simultánea puede ser agotadora, y tener un segundo intérprete permite que ambos se turnen para mantener la calidad y precisión de la interpretación. Esto es especialmente importante en reuniones largas o complejas.

No olvides lo que hemos repetido a lo largo de la entrada: no dejes que un imprevisto arruine toda la profesionalidad de la reunión.

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